Uitdaging: de strategie voor alle verschillende nieuwsbrieven op orde zetten en herlanceren voor de betrokken stadsdiensten.

Aanpak: Na een analyse van de statistieken van de bestaande nieuwsbrieven, stelden we een grote spreadsheet op waarbij we voor elke nieuwsbrief de doelgroep, frequentie, inhoud … oplijstten. We bekeken samen ook of de naamgeving goed zat en of er nieuwsbrieven moesten verdwijnen, bijkomen of samengevoegd worden.

Resultaat: Less is more: met minder nieuwsbrieven maakt Lokaal Bestuur meer impact. Het aantal abonnees ligt nu een pak lager, maar procentueel worden de nieuwsbrieven beter gelezen.

Expertises: Emailmarketing, digitale nieuwsbrieven, analyse, Flexmail

De uitdaging

Lokaal Bestuur Lievegem communiceert veel en vaak, maar ontbrak een overkoepelende visie en aanpak. We begeleidden hen 2 jaar lang op het vlak van sociale media, e-mailmarketing en impactmeting

Voor deze case focussen we enkel op de nieuwsbrieven.

Want veel departementen hadden een eigen nieuwsbrief, vaak met een onduidelijke frequentie en soms ook met veel inhoudelijke overlap met andere nieuwsbrieven.

Ook de algemene nieuwsbrief voor inwoners was doodgebloed en moest een nieuw elan krijgen.

Onze aanpak

Stap 1: Analyse

We kregen toegang tot de Mailchimp-account van Lokaal Bestuur Lievegem en startten met een analyse van de statistieken. We namen alle campagnes van het voorbije jaar onder de loep van 11 verschillende nieuwsbrieven.

Stap 2: Input verzamelen

De resultaten stelden we voor tijdens het communicatie-overleg met alle betrokken diensten, waar iedereen meteen ook vragen kon stellen.

Stap 3: strategie uitwerken

Op basis van die input, werkten we met de communicatiedienst een voorstel uit om alle nieuwsbrieven te profileren. We voerden gesprekken in kleine groepjes om aan de verschillende diensten de nieuwe aanpak toe te lichten en te finetunen op basis van hun feedback.

Stap 4: Overstap naar nieuw massamailprogramma

Samen met dit proces, hielpen we Lokaal Bestuur Lievegem ook met de overstap van Mailchimp naar Flexmail. We gaven een demosessie aan de communicatiedienst, die vervolgens sjablonen maakte voor de 8 nieuwsbrieven die nog overbleven.

Stap 5: praktische workshop

Daarna kregen de betrokken collega’s die nieuwsbrieven moeten maken een training om vanuit de sjablonen nieuwsbriefcampagnes op te stellen.

Het resultaat

Na dit traject heeft Lokaal Bestuur Lievegem een duidelijke uitgewerkte nieuwsbriefstrategie die gedragen wordt door de verschillende diensten.

• Het aantal nieuwsbrief werd teruggebracht van 12 naar 8.
• Alle nieuwsbrieven staan inhoudelijk op punt, om overlap zo veel mogelijk te vermijden
• Alle nieuwsbrieven werden lay-outmatig meer met elkaar in lijn gebracht
• De overstap van Mailchimp naar Flexmail werd afgerond waardoor er meer structuur en overzicht zit in de mailinglijsten en segmenten.

Het is nu aan de medewerkers van Lokaal Bestuur Lievegem om hier verder mee aan de slag te gaan. Als I Like Media blijven we wel beschikbaar om te antwoorden op vragen en om mee na te denken.